Gmail se ha transformado en una herramienta personal y de trabajo indispensable en nuestro día a día. Los folletines de tu diario de confianza, las promociones de tu tienda preferida o la notificación de una oferta de trabajo, todo esto y más se reúne en tu cuenta de e-mail. Tanto que, a veces, la configuración por defecto de la aplicación se nos queda corta. Afortunadamente, Gmail deja a sus usuarios establecer un alto grado de personalización y una serie de funcionalidades realmente útiles para optimar al límite tu bandeja de entrada.
Ordena las categorías
Como afirmábamos, en tu bandeja de entrada pueden a llegar a entremezclarse correos sobre diferentes temas que nada deben ver entre sí. Afortunadamente, Gmail pone a la predisposición del usuario la pestañita ‘Principal’ por defecto, y después es capaz de sesgar por ‘Promociones’, ‘Social’, ‘Notificaciones’ y ‘Foros’.
En Configuración > Ver todos y cada uno de los ajustes > Recibidos puedes escoger cuáles de estas categorías quieres activar para tu bandeja de entrada. Una vez hayas guardado los cambios, vas a poder arrastrar los mensajes de una a otra categoría conforme tus preferencias. Es conveniente activar también la opción ‘Mostrar marcadores de importancia’, basándonos en tus acciones precedentes, para encontrar en una misma etiqueta los correos esenciales. ¡No olvides guardar los cambios!
Personaliza tu tema
Para determinar el aspecto de tu bandeja de entrada, desde Ajustes, puedes seleccionar entre las opciones ‘Predeterminado’, ‘Cómoda’ o ‘Compacta’. Por otra parte, si deseas mudar el fondo, ve a Tema > Ver todo y elige un recurso de entre la galería de imágenes sin derechos que te ofrece Google.
Configura contestaciones automáticas
Si te hallas fuera de la oficina o de vacaciones, configurar una contestación automática te va a ser útil para avisar esta situación y derivar a tus compañeros del trabajo a quien se haya quedado al cargo del departamento, Para esto, ve a Ajustes > Contestación automática activada y elige el tema, el cuerpo de texto del correo y el periodo de tiempo a lo largo del como quieres que se remita a todo aquel que contacte contigo.
Opciones de busca
En Gmail puedes filtrar mensajes en el momento de, por poner un ejemplo, buscar un correo sobre una persona específicamente un tema que habías dejado aparcado y ahora deseas regresar a reanudar.
Para esto ve desde Ajustes a ‘Filtros y direcciones bloqueadas’ y elige la opción ‘Crear un filtro’. Ahora, vas a deber llenar un formulario sobre los aspectos que quieres tomar en consideración en el momento de hacer tu búsqueda: rango de datas, qué palabras contiene, quién es el expedidor, si contiene ficheros adjuntos, etc.
Complementos
Tener acceso a todas y cada una de las herramientas de trabajo en un solo sitio puede resultar verdaderamente cómodo. Si deseas que en la parte derecha de tu bandeja de entrada aparezcan accesos directos a aplicaciones como Zoom, Slack o Dropbox, ve a Ajustes > Complementos > Administrar complementos instalados. Desde ahí vas a acceder a Google Workspace Marketplace, lugar desde donde vas a poder descargar diferentes aplicaciones de correo, videoconferencias o formularios, entre otras. Eso sí, recuerda que el tamaño global de tu cuenta de Gmail está limitado a 15MB, por lo que debes cerciorarte de que dispones del espacio suficiente.